Poslední dobou jsem měl pár dotazů s požadavkem jak sdílet zprávu z emailové schránky s někým dalším aniž by meslo být nastaveno sdílení emailové schránky. Přitom byl požadavkem:
- aby sdílená zpráva obsahovala všechny informace které jsou běžně dostupné pokud je zpráva otevřena z emailu.
- bylo možné její jednoduché komentování
- bylo vidět kdo si ji stáhnul
- bylo možné řídit kdo k této zprávě bude mít přístup.
Toto se může hodit pokud např. zaměstnanec končí pracovní poměr a chce nebo potřebuje některé emaily předat kolegům. Nebo třeba pokud jsou nějaké emaily k projektu a je potřeba jejich sdílení v rámci týmu napříč firmou nebo i s externími dodavateli.
Můžete na to vymýšlet různé aplikace a udělátka, emailové zprávy exportovat do MSG nebo EML souborů a následně je přes různá úložiště nebo sdílené disky sdílet. Nebo můžete využít IBM Connections a jejich standardní funkcionalitu a napojení na MS Outlook, IBM Notes, MS Office a Windows a na pár kliknutí uložit email přímo z IBM Notes nebo MS Outlook přímo do modulu Soubory, Komunity, Aktivity nebo Wikiweby.
Co k tomu bude potřeba
- IBM Connections v Cloudu nebo On-Premises. Pokud máte IBM Domino/Notes licence, tak jejich součástí je i licence pro modul Soubory a Profiles v IBM Connections.
- Instalovaný plugin-in do MS Outlook nebo IBM Notes (podle toho který používáte pro email)
Jak na uložení emailu v MS Outlook
- Pravým tlačítkem myši kliknout na požadovaný email
- Z nabídky vybrat položku „Uložit zprávu do produktu IBM Connections“
- Vybrat kam chcete email uložit
Nevýhodou uložení z Outlooku je, že soubor je ve formátu MSG což je proprietární formát MS Outlook a v jiném email klientovy se mi ji nepovedlo otevřít.
Pozn.: Pokud otevřete email s přílohou, kliknete pravou myší na přílohu, zvolíte „Uložit přílohy do produktu IBM Connections“ a vyberete místo kam chcete přílohu uložit, můžete vybrat zda se po uložení do Connections nahradí příloha v emailu pouze odkazem nebo zda zůstane uložena i v emailu.
Jak na uložení emailu v IBM Notes
- Na pravé straně v sidebaru vyberte kam budete email ukládat. Na výběr máte Soubory kde můžete volit mezi vašimi soubory a soubory komunity. Nebo můžete uložit do Aktivit ke konkrétní aktivitě nebo konkrétní položce v konkrétní aktivitě.
- Chyťte soubor email myší a přetáhněte na požadované místo.
Email se uloží ve formátu EML, který je universální a otevřete ho jak v IBM Notes tak MS Outlook a zřejmě i jiných emailových klientech protože se jedná o universální formát pro uložení emailových zpráv.
Pozn.: Pokud otevřete email s přílohou a kliknete pravou myší na přílohu můžete ji uložit do modulu Soubory v IBM Connections. Stejně tak ji můžete uložit do Souboru uložit pouhým přetažením myši.
Instalace plug-inu
Články na toto téma vyšly zde před pár lety, ale pro získání představy je můžete použít ikdyž by je bylo potřeba aktualizovat
- IBM Connections plug-in pro MS Office
- IBM Connections Desktop Plug-in pro MS Windows
- IBM Connections a Activities v Lotus Notes
Zdroje pro instalaci aktuálních verzí je možné stahovat z https://greenhouse.lotus.com/catalog/
Byl pro Vás tento článek užitečný? Pokud ano, budu rád za jeho sdílení a propagaci. Budete-li mít otázky, klidně se ptejte pokusím se odpovědět jak to bude možné.