IBM Connections plug-in pro MS Office

Poslední dobou zažíná být social software stále více skloňovanou záležitostí. Pokud pro tuto oblast používáte IBM Connections, tak by Vás mohl zajímat plug-in, který přináší integraci IBM Connections do MS Office.

Před pár dny jsem se zde věnoval instalaci a konfiguraci pluginu pro Windows a dnes se budeme věnovat tedy pluginu pro MS Office.

Plugin pro MS Office nám umožní následující operace:

Přidat Word dokument do aktivity, blogu nebo wiki
Z Word dokumetnu vytvořit úkol v aktivitě
Vložit do Word dokumentu data z profilu v Connections
Přidat Excel a PowerPoint do aktivity
Vložit záložku z Connections do Wordu
Přidat záložku z Wordu do Connections

Instalace

Instalační soubor je ke stažení v katalogu na webu Greenhouse (odkaz přímo na plug-in). Pro možnost stahování je nutné se na serveru Greenhouse zdarma zaregistrovat.

Stažený zip soubor rozbalte do nějakého adresáře s spusťte soubor setup.exe. Asi bude záležet počítač od počítače, ale v mém případě případě bylo před vlastní instalací nutno doinstalovat níže uvedené produkty (instalátor si je sám nainstaloval)

Microsoft Office 2007 Primary Interop Assemblies
Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Runtime
Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Runtime Language Pack
Přestože by bylo možné udělat instalaci formou next, next, next, tak je zde asi vhodná úprava. Konkrétně se jedná o složku do které bude instalace provedena. Defaultní cesta je “C:\Program Files (x86)\Název spolčnosti\IBM Connections 3.0.1 Plug-in for Microsoft Office and Microsoft Windows\” zejména část “Název společnosti” není zcela optimální. Osobně jsem tedy volil instalaci do stejné složky jako jsou ostatní produkty IBM včetně úpravy názvu složky pro produkt.

Nastavení plug-inu

Spusťte některou z aplikací MS Office. Já jsem si vybral MS Word 2007. Všimněte si, že v horním menu přibyla další záložka Connections jejichž nastavení není nic složitého.

Klepněte na záložku Connections
Klepněte na položku “Předvolby”
Zdejte přihlašovací jméno a heslo
URL adresu k jedné z položek Connections
Klikněte na tlačítko testovat připojení. Pokud test projde a spojení na server bude navázáno, budou URL adresy na další služby doplněny automaticky.Pozn.: při prvním spuštění MS Office po instalaci Connections se dialog otevře automaticky. Pokud nastavení neprovedete nyní, je při pozdější konfiguraci postupovat podle kroků výše.

Použití můžete níže uvedené adresy:

pro testování a zkoušení – https://greenhouse.lotus.com/activities
pro přístup ke Connections na komunitním webu SUTOLu – https://connections.sutol.cz/actvivities

Bohužel je možné nastavit pouze jeden server. Nemáte tedy možnost definice více serverů jako tomu bylo u plug-inu pro Windows desktop a následně si jen vybrat kam budete přidávat.

Pokud konfigurace proběhla úspěšně, tak se záložka Connections rozšířila o další možnosti.

Přidání dokumentu do Aktivity, blogu nebo wiki

Aby bylo možné dokument přidat do Aktivity, blogu nebo do wiki, je nutné aby byl prvně uložen ve vašem počítači. Teprve uložený (existující) dokument je možné někam přidávat.

Přidání do aktivity

Klepněte na tlačítko Přidat a vyberte Do aktivity…
Vyberte aktivitu která je na serveru dostupná nebo kliknutím na tlačítko Vytvořit novou aktivitu vytvořte aktivitu novou a zadejte její „parametry”.
Název souboru se před vyplní názvem který má soubor ve vašem počítači a v případě potřeby je možné tento název změnit.
Zadejte tagy pro jednodušší dohledání souboru. Jednotlivé tagy oddělujte čárkou nebo mezerou.
Určete zda soubor bude soukromý nebo veřejný
Klepněte na OK pro dokončení přidání souboru k vybrané aktivitě

Přidání do blogu

Klepněte na tlačítko Přidat a vyberte Do blogu…
Vyberte blog ke kterému bude dokument přidán
Název souboru se před vyplní názvem který má soubor ve vašem počítači a v případě potřeby je možné tento název změnit.
Zadejte tagy pro jednodušší dohledání souboru. Jednotlivé tagy oddělujte čárkou nebo mezerou.
V případě že chcete dokument publikovat na blog jako koncept (bez možnosti čtení pro ostatní) zatrhněte položku Uveřejnit jako koncept.
Klepněte na OK pro dokončení přidání do vybraného blogu.

Přidání do wiki

Klepněte na tlačítko Přidat a vyberte Do wikiwebu…
Vyberte název wiki a jejího článku do kterého bude dokument přidán
Jako název se nastaví název pod kterým je soubor uložen ve vašem počítači a v případě potřeby ho můžete změnit
Zadejte zda přidání bude provedeno jako rovnocená nebo podřízená položka nebo jako příloha
Klepněte na OK pro dokončení přidání do zvoleného wikiwebu.

Záložky

Tato akce umožňuje dva způsoby práce se záložkami. Jedním způsobem je vkládání záložek na URL adresu z dokumentu do Connections a tím její sdílení. Druhým je potom opačný směr, kdy záložku z Connections vložíte do dokumentu.

Přidání záložky z dokumentu do Connections

V otevřeném dokumentu vyberte požadovanou URL adresu
Klepněte tlačítko Záložky a vyberte možnost Přidat záložku…
Doplňte popisné údaje k vytvářené záložce včetně tagu
Vyberte kam bude záložka vytvořena (na výběr jsou Záložky, Komunity, Aktivity nebo Blogy)
Klepněte na OK pro dokončení přidání záložky

Vložení záložky z Connections do dokumentu

V otevřeném dokumentu umístěte kurzor na místo kam chcete vložit záložku
Klepněte na tlačítko Záložky a vyberte možnost Vložit záložku…
Vyberte záložku kterou chcete vložit do dokumentu
Klepněte na OK pro dokončení vložení záložky

Úkoly

Akce umožňující přidat úkoly na server Connections do Aktivit.

Klepněte na položku Přidat položky úkolu
Vyberte aktivitu do které budete úkol přidávat. Pokud aktivita neexistuje je možné ji vytvořit tlačítkem Vytvořit novu aktivitu
Zadejte další popisné údaje pro vytvářený úkol
Klepněte na OK pro dokončení přidání úkolu.

Data z profilu

Funkce, která umožní do dokumentu přidat údaje z profilu, který existuje v Connections. Položky které je možné z profilu do dokumentu přidat jsou: jméno, funkce, email, fotografie

Umístěte kurzor na místo kam chcete vložit údaje
Klepněte na položku Vložit data profilu
Vyhledejte a vyberte požadovaný profil
Zvolte položky, které chcete do dokumentu vložit
Klepněte na Vložit pro vložení údajů do dokumentu

Co dodat závěrem

Opět to je o tom co komu vyhovuje a jaký má způsob práce. Mě osobně v aplikací chybí následující:

omezení připojení pouze k jednomu Connections serveru
nemožnost v MS Office otevřít dokumenty přímo z Connections serveru
načtení pouze omezených informací z profilu

Pokud používáte IBM Connections a myslíte si. že plugin pro Vás bude přínosem, tak ho vyzkoušejte. Pokud si IBM Connections nepoužíváte, ale chcete si plugin vyzkoušet, nakonfigurujte si ho proti IBM Connections na http://greehnouse.lotus.com. který je pro zkoušení a testování určen.