K tomu, aby bylo možno pracovat s programem Notes, je nutné přihlášení pomocí ID souboru a hesla. Každá akce, kterou provádíte v rámci Notes probíhá v závislosti na tomto ID a pod jménem zakódovaným v ID souboru.
Lotus Notes podle ID uživatele poznají, zda smí uživatel číst určité informace nebo provádět určité akce. Celá bezpečnost Lotus Notes je založena na spojení ID souboru uživatele a jeho hesla, které zabraňuje neoprávněnému použití ID souboru.
Abych se k Lotus Notes mohl přihlásit, nestačí pouze znát heslo, ale musím i něco vlastnit. Tím co musím vlastnit je ID soubor. Pokud tedy mám ID soubor, ale neznám k tomu souboru heslo, tak jej nemohu použít k přihlášení. Stejně tak pokud znám heslo, ale nemám ID soubor, nemohu se do Lotus Notes přihlásit.
Bezpečnost tak je zde o něco vyšší než například ve Windows, kde mi pro přihlášení stačí znát pouze jméno a heslo, ale už nemusím vlastnit nic čím bych se ověřoval.
Při zadávání hesla si vyžádejte odstup ostatních osob tak, aby nikdo nemohl vidět jaké heslo na klávesnici zadáváte. Při prozrazení hesla ho ihned změňte!!
Změna hesla
Změna se provádí příkazem ID UŽIVATELE z menu SOUBOR -> NÁSTROJE. V dialogovém okně ID uživatele je možno nastavit veškeré náležitosti týkající se hesla a ID souboru.
Změnu hesla docílíme kliknutím na tlačítko Zadání hesla. Notes nás vyzve k zadání stávajícího hesla a následně k zadání nového hesla a jeho znovu potvrzení. Tím je operace hotova.
Minimální délka záleží na firemní politice, ale osobně doporučuji heslo které bude mít minimálně 10 znaků a bude kombinovat
- malá písmena,
- velká písmena,
- číslice
Zamčení ID uživatele
Po zadání hesla toto zůstává aktivní až do doby ukončení Lotus Notes nebo dokud neuplyne doba jeho chodu. Pokud opustíte pracoviště a vaše ID je aktivní , může cizí osoba pod vaším jménem systém neoprávněně používat.
Této situaci lze zabránit uzamčením ID tzn., že při následujícím přístupu k databázím bude vyžadováno heslo.
Manuální uzamčení ID: k manuálnímu uzamčení lze použít funkční klávesu F5, nebo příkaz Zamknout ID z nabídky Soubor.
Automatické uzamčení ID: V nastavení Lotus Notes je možné definovat parametr po jaké době nečinnosti má dojít k automatickému uzamčení ID soubor. Nastavení proveďte z menu SOUBOR -> NÁSTROJE -> PŘEDVOLBY. Do pole zamknout ID vložte počet minut po kterých Notes zamkne ID.
