Začínáme s LN R5 – Pošta

Předešlé články nás seznámily s oknem klienta Lotus Notes a se základní orientací v tomto klientovi. V současném článku se podíváme na práci s poštou.

Nový email doručený do poštovní schránky je zobrazeny v „Doručená pošta“, ale jeho zobrazení není automatické. Do schránky je sice doručen, ale zobrazen je až v okamžiku kdy dojde k obnovení pohledu. Obnovení pohledu provedeme stejně jako tomu bylo u předchozích verzí, zmáčknutím klávesy F9 (způsobů je více, ale záměrně uvádím pouze jeden abych vás nemátl)

Organizace zpráv

Otevření doručené zprávy
doručenou zprávu otevřeme tak, že na ni v pohledu poklepem levým tlačítkem myši. Zpráva se otevře v dalším okně.

Zobrazení náhledu doručené zprávy

V pohledu vyberte požadovanou zprávu a zobrazte panel náhledu. Při přechodu mezi zprávami je vždy vybraná zpráva zobrazena v náhledu. Ve výchozím nastavení zůstane zpráva zobrazena v náhledu označena jako nepřečtená. Pokud je u zprávy nastaveno potvrzení o zobrazení, bude toto odesláno i po zobrazení v náhledu.

Organizace zpráv do složek

Pro jednodušší orientaci je možné zprávy třídit do složek.

1. Zprávu kterou chcete přesunou do složky vyberte v pohledu a klepněte v pruhu akcí na „Složka“ a vyberte „Přesunout do složky…“
2. Zvolte požadovanou složku do které má být zpráva přesunuta (případně můžete požadovanou složku vytvořit).
3. Klepněte a tlačítko „Přesunout“, dojde k přesunutí zprávy do požadované složky. Pokud organizujete odeslanou poštu, není možné tuto zprávu přesunout do složky, ale pouze přidat.

Rovněž doručenou zprávu je možné do složek přidávat a dosáhnout tak jejího zobrazení ve více složkách. Mějte ale na paměti, že zpráva je v databázi vždy pouze jednou a pokud ji z jedné složky smažete bude smazaná i ze všech ostatních složek a z databáze.

Řazení v pohledu nebo složce
Pokud je v záhlaví sloupce trojúhelníček je možné po kliknutí na toto záhlaví podle tohoto sloupce zprávy seřadit. Opakovaným kliknutím seřadíte zprávy opět podle výchozího řazení.

Vymazání zprávy

Nejjednodušší variantou je

1. Označit zprávu kterou chceme smazat, klepnout na „Odstranit“ (nebo použít klávesu DELETE). Před zprávou bude zobrazena ikona koše
2. Po zavření databáze nebo obnovení pohledu bude zobrazena výzva zda chcete zprávu odstranit z databáze. (V uživatelských předvolbách klienta Notes Soubor – Předvolby – Uživatelské předvolby… je možné nastavit i jiné chování)
3. Klepněte na „ANO“ a smažte požadovanou zprávu.

Pozn.: nově je možné používat tzv. „vrtané odstranění“, kdy zprávy jsou po určitou (volitelnou) dobu ve speciálním pohledu odkud je možné jejich obnovení zpět. Tento pohled není standardně v databázi a je nutné jej tam doplnit. Popis jak na to je v nápovědě Lotus Notes. A možná se objeví i zde na stránkách.

Vytváření a posílání zpráv

Vytvoření nové zprávy a její odeslání

1. Otevřeme poštovní schránku
2. V pruhu akcí klepněte na tlačítko „Nová zpráva“
3. Zadejte příjemce do polí „Komu“, „Kopie“ a „Na vědomí“. Adresy příjemců můžete vybrat po klepnutí na tlačítko „Adresa…“ nebo napsat přímo do požadovaného pole. V případě psaní více příjemců přímo do pole oddělte jednotlivé adresy čárkou „,“
4. Do pole „Předmět“  napište krátký popis zprávy, který příjemci usnadní orientaci při procházení zpráv v pohledu.
5. Do těla zprávy napište vlastní text zprávy a případně přidejte přílohy
6. Pokud chcete nastavit další nepovinné parametry zprávy klepněte na tlačítko „Možnosti doručení …“
7. V pruhu akcí klepněte na tlačítko „Odeslat“

Pozn.: Pro vytvoření zprávy z libovolného místa v Lotus Notes je možné použít klávesovou zkratku Ctrl + M

Odpověď na zprávu

1. Z otevřené zprávy nebo ze zprávy vybrané v pohledu klepněte v pruhu akcí na „Odpovědět“ a z nabídky vyberte jednu položku podle toho jakou formu odpovědi chcete použít
2. Odpovědět – Bude vytvořena nová zpráva, která neobsahuje původní text, pole „Předmět“ bude na začátku obsahovat „Re:“ a do pole „Komu“ bude doplněna adresa odesílatele.
3. Odpovědět včetně historie – Bude vytvořena nová zpráva, která bude obsahovat text původní zprávy, pole „Předmět“ bude na začátku obsahovat „Re:“ a do pole „Komu“ bude doplněna adresa odesílatele.
4. Odpovědět všem – Bude vytvořena nová zpráva, která neobsahuje původní text, pole „Předmět“ bude na začátku obsahovat „Re:“ a do pole „Komu“ bude doplněna adresa odesílatele, ale do pole „Kopie“ budou doplněny adresy všech příjemců původní zprávy.
5. Odpovědět všem včetně historie – Bude vytvořena nová zpráva, která bude obsahovat původní text, pole „Předmět“ bude na začátku obsahovat „Re:“ a do pole „Komu“ bude doplněna adresa odesílatele, ale do pole „Kopie“ budou doplněny adresy všech příjemců původní zprávy.
6. Do těla zprávy napište vlastní text zprávy a případně přidejte přílohy
7. Pokud chcete nastavit další nepovinné parametry zprávy klepněte na tlačítko „Možnosti doručení …“
8. V pruhu akcí klepněte na tlačítko „Odeslat“

Postoupení zprávy

1. Z otevřené zprávy nebo ze zprávy vybrané v pohledu klepněte v pruhu akcí na „Postoupit“. Bude vytvořena nová zpráva, která bude obsahovat text původní zprávy, pole „Předmět“ bude na začátku obsahovat „FW:“
2. Zadejte příjemce do polí „Komu“, „Kopie“ a „Na vědomí“. Adresy příjemců můžete vybrat po klepnutí na tlačítko „Adresa…“ nebo napsat přímo do požadovaného pole. V případě psaní více příjemců přímo do pole oddělte jednotlivé adresy čárkou „,“
3. Do těla zprávy napište vlastní text zprávy a případně přidejte přílohy
4. Pokud chcete nastavit další nepovinné parametry zprávy klepněte na tlačítko „Možnosti doručení …“
5. V pruhu akcí klepněte na tlačítko „Odeslat“

Možnosti doručení

Před odesláním zprávy je možné u této nastavit další možnosti jako je zákaz kopírování, potvrzení o přečtení, …

1. Vytvořit zprávu
2. V pruhu akcí klepnout na „Možnosti doručení…“
3. Nastavit požadované položky.
   • Záložka „Základní“
     • Důležitost – na výběr jsou tři možnosti, „Normální“, „Vysoká“ nebo „Nízká“. Pokud vyberete položku „Vysoká“ bude ve schránce adresáta u zprávy zobrazen vykřičník.
     • Zpráva o doručení – máte možnosti nastavit zda a kdy chcete být informováni o stavu doručení zprávy. Na výběr jsou čtyři možnosti
       • Pouze při selhání – pokud nebude možné zprávu doručit adresátovi, budete o této skutečnosti informováni. Zpráva která je vrácena obsahuje příčinu nedoručitelnosti. Toto nastavení je předvoleno.
       • Potvrdit doručení – při výběru této možnosti budete informování o tom zda zpráva byla nebo nebyla doručena.
       • Trasovat celou cestu – vyberete-li tuto položku, obdržíte informaci z každého serveru přes který zpráva prošla a na závěr výslednou zprávu od doručení či nedoručení
       • Žádná – při této hodnotě nebudete informováni o stavu doručení
     • Priorita doručení – parametr ovlivňující dobu odeslání zprávy. Na výběr je opět několik možností
       • Vysoká – zpráva bude odeslaná okamžitě
       • Normální – zpráva bude odeslaná v následujícím naplánované času kdy mailový server odesílá poštu
       • Nízká – zpráva bude odeslaná mimo špičku. Pokud není na serveru nastaveno jinak je toto mezi 00:00 – 06:00.
     • Potvrdit přijetí – tuto položku zatrhněte pokud chcete obdržet zprávu v okamžiku kdy ji adresát otevře nebo zobrazí v panelu náhledu.
     • Zabránit kopírování – zatržením této položky můžete příjemcům zabránit v kopírování zprávy. Tato ochrana se vtahuje na kopírování pomocí schránky, postoupení, odpovídání včetně historie a tisk. Pokud tedy uživatel pro kopírování použije jiné způsoby tak zpráva bude zkopírována.
     • Automaticky kontrolovat pravopis – při zatržení toto položky bude před odesláním zprávy provedena kontrola pravopisu
     • Podepsat – do odesílané zprávy bude vložen digitální podpis pro ověření že zprávu odeslal skutečně ten, kdo je ve zprávě uveden. Nativně toto funguje pro zprávy odesílané v rámci serveru Domino. Pokud jde o internetovou poštu je nutné mít certifikát pro tento podpis.
     • Šifrovat – po zvolení této položky bude zpráva šifrovaní pouze pro příjemce uvedené v polích „Komu“, „Kopie“, „Na vědomí“. Pokud tedy ve vaši schránky má někdo delegovaný přístup a není v uvedených polích nebude mu obsah zprávy zobrazen. Toto opět funguje pouze v rámci pošty serveru Domino. Pro šifrování internetové pošty by musel adresát mít internetový certifikát.
     • Uložit tyto možnosti zabezpečení jako výchozí – po zaškrtnutí bude nastavení Šifrovat a Podepsat uloženo jako výchozí pro další zprávy.
   • Záložka „Upřesnit“ obsahuje pokročilá nastavení jako je datum požadované odpovědi, dobu platnosti nebo kam adresovat odpovědi.
     • … datum odpovědi – zpráva bude u příjemce zobrazena i mezi úkoly a bude mít určený termín splnění
     • Doba platnosti – zpráva bude označena datem platnosti. Při archivaci je možné v pravidle nastavit aby byly archivovány zprávy po konci platnosti
     • Odpověď adresovat na – zde je možné napsat adresu na kterou bude doručena odpověď na tuto zprávu
     • Znaková sada
4. Klepnout na OK

Přílohy zpráv

Ke zprávám je možné připojovat soubory a odesílat je společně se zprávou

1. Pokud máte kurzor v těle zprávy vyberte Soubor – Připojit …
2. Vyberte soubor, který chcete odeslat společně se zprávou a klepněte na „Vytvořit“.
   Soubor bude vložen na místo kde se aktuálně nachází kurzor. Je tedy možné soubory připojovat přímo k textu ke kterému se vztahují

Práce s přílohami v doručené poště

Když obdržíme zprávu která obsahuje přílohu, máme několik možností co s přílohou udělat. Můžeme ji Zobrazit, Otevřít a nebo Uložit.

1. Otevřít doručenou zprávu která obsahuje přílohu
2. Poklepeme myší na na přílohu a otevřese dialogové okno „Příloha“
3. V dolní části dialogového okna jsou zobrazena tři tlačítka pro práci s přílohou

• Zobrazit: Příloha bude zobrazena v interním prohlížeči programu Notes.
• Aktivovat: Příloha bude otevřena v programu ve kterém byla vytvořena, respektive který je na počítači instalován jako program pro práci s daným typem souborů
• Uložit kopii: Po klilknutí na toto tlačítko bude zobrazeno dialogové okno „Uložit přílohu“. Vyberte umístění kam chcete soubor uložit a klepněte na „Uložit kopii“

Pozn.:

• Pokud přílohu otevřete přes Aktivovat a následně ji upravíte, klepnete na Uložit nebo Ctrl+S a následně dokument zavřete s největší pravděpodobností o úpravy přijdete. Otevřený dokument je pouze temporary soubor a zpětně se většinou nepovede jeho obnova. Pokud chcete přílohu upravovat je potřeba ji prvně uložit na disk nebo po provedení úprav kliknout na „Uložit jako ….“ a soubor uložit na disk.