Začínáme s LN R5 – Seznam kontaktů

Základní

V Lotus Notes se můžeme setkat s dvěma typy kontaktů. Jedním je seznam kontaktů na serveru Domino (serverová adresní kniha) a druhým je seznam kontaktů na vašem počítači (lokální adresní kniha).

Serverová adresní kniha

jak již název napovídá je uložena na serveru Domino a obsahuje adresy a skupiny pro celou Domino doménu. Bežný uživatel nemá oprávnění v serverové adresní knize vytvářet kontakty nebo skupiny, ale má oprávnění měnit některá nastavení u svého dokumentu.

Lokální seznam adres

je uložen na počítači uživatele v datovém adresáři klienta Lotus Notes, název souboru je names.nsf, a obsahuje kontakty a skupiny které si uživatel sám vytváří a spravuje. V následujících odstavcích si popíšeme jak pracovat s kontakty v tomto seznamu adres.

Vytvoření kontaktu

nový kontak je možné vytvořit dvěma způsoby:

  • přímým vytvořením v lokálnám seznamu adres
  • uložením odesílatele z doručené pošty

kontakty_dokument

Postup přímým vytvořením v lokálnám seznamu adres
  1. Otevřeme lokální seznam adres
  2. V pruhu akcí klepněte na Přidat kontakt
  3. Na záložce Základy vyplňte položku příjmení nebo společnost které jsou povinné a dále položky které chcete ke kontaktu uložit. Na záložkách Podrobné údaje, Poznánky a Upřesnit je možné doplnit další podrobné údaje o kontaktu.
  4. Klepněte na Uložit a zavřít.

Kontakt byl uložen a v pohledu je vidět dokument s uloženým kontaktem

Postup uložením odesílatele z doručené pošty
  1. Otevře poštovní schránku
  2. Vyberte nebo otevřte poštovní zprávu ze které chcete uložit odesílatele
  3. V pruhu akcí klepněte na Nástroje a vyberte položku Přidat odesílatele do seznamu adres
  4. Otevře se dialogové okno Přidat odesílatele do seznamu adres s vyplněným jménem a e-mailovou adresou. V případě že dočlo ke špatnému naplnění je možné položky opravit.
    kontakty_pridat_odesilatele_1 kontakty_pridat_odesilatele_2
  5. Na záložce Upřesnit je zaškrtnuta položka Při nalezení zahrnout certifikáty X.509. Tuto volbu ponechte zatrženou a pokud doručený email byl elektrnicky podepsán, bude veřejný kláč odesdílatele uložen do seznamu kontaktů.
    Pozn.: O internetových certifikátech si řekneme někdy později.
  6. Pro uložení kontaktu do lokálního seznamu adres klepněte na OK.

Skupiny

Jak jsme si řekli na začátku, seznam adres může obsahovat skupiny, na které je následně možné adresovat poštu a nemusíme vyždy vybírat adresáty jednotlivě.

Posup pro vytvoření skupiny
  1. Přepněte se do pohledu Skupiny
  2. V pruhu akcí klepněte na Přidat skupinu
  3. Zvolte název skupiny
  4. Položka Typ skupiny nám udává k čemu bude skupinu možné použít. Pokud ponecháme „Víceúčelová“ nic nepokazíme. V případě že bude chtít zvolit jiný typ, klepněte na šipečku a vyberte „Pouze poštovní seznam“ a klepněte na OK. Jiné typy skupin pro nás nemají význam.
  5. Zadej popis skupiny aby i po dleší době bylo jasné k jakému účelu skupiny slouží
  6. Poslední polažka je „Členové„. Klepněte na šipečku vedle pole a v dialogové okně Jména vyberte seznam adres který obsahuje jména která chcete přidat do skupiny. Vyberte jméne která chcete přidat do skupiny a klepněte na Přidat >. Tímto způsobem je možné přidat jména jak z lokálního seznamu adres, tak ze serverové adresní knih. Po zadání všech požadovaných jmen klepnete na OK.
    Pozn.: skupina může obsahovat i další skupiny
  7. Pokud budete chtít přidat adresu kterou nemáte v sezamu adres uloženou, umístěte kurzor za poslední jméno, klpněte na Enter a na nový řýdek přidejte požadovanou adresu.
  8. Klepněte na Uložit a zavřít. V některých verzích jsem se setkal s položkou Uložit a odeslat, ale je to pouze špatně přeloženo, nic nebude nika odesláno. Skupina bud pouze uložena a dokument bude zavřen.
Vytvoření emailu adresovaného na skupinu nebo kontakt
  1. V pohledu Kontakty nebo skupiny vyberte adresáty chystané zprávy
  2. V pruhu akcí klepněte na Napsat zprávu
  3. Bude vytvořena nová emailová zpráva, kde pole Komu bude naplněno vybranýma položkama.
  4. Doplňte další náležitosti zprávy a klepněte na Odeslat

Leave a Reply